お問い合わせ
ホワイトカラーの生産性向上
ホワイトカラーの生産性向上は、私たちのような士業事務所だけではなく、多くの企業にとっても課題です。業務効率を高め、無駄を省くことが求められます。本稿では、やらなくて良いことを徹底的に削減し、業務の標準化やDXを推進する方法について考察します。
不要な業務を削減する
ホワイトカラーの生産性向上の第一歩は、やらなくて良いことをやめることです。業務プロセスを見直し、必ずしも必要ではない作業を見極めることが重要です。
私たちは、会計事務所を含めた士業事務所のバックオフィスサービスをBPaaS（Business Process as a Service）として広めていきたいと考えています。企業のみなさまには、不要な業務を削減することで、時間と人手などのリソースをより有効に活用していただきたいからです。
人の雇用を最小限に抑える
極力、人を雇用せずにBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）を活用することで、生産性を向上させることができます。業務をコア業務とノンコア業務に分け、ノンコア業務に関してはBPOを利用し、意思決定と創造的な分野だけに人的リソースを集中させる戦略を取ることが重要です。
また、BPOを活用することで社会保険料の削減や、毎月の給与計算の手間を省くこともできます。BPOなら、定期的な報酬改定を行うことで外注コストを最適化することができるでしょう。限られた社員の方へは、柔軟な労働環境を提供することが可能です。
オフィスと会議の最適化
大きなオフィスを借りずにシェアオフィスやワークスペースを活用することも、生産性向上に寄与します。毎日オフィスに行かない、客先に出向かないといった工夫も重要です。ウェブ会議を活用し、リアルで集まる会議を減らすことで、時間とコストの削減も可能になります。ただし、直接会うこともコミュニケーションにおいて重要なため、状況に応じた使い分けが必要でしょう。
また、会議の目的が達成されたら、迅速に終わらせる習慣を身につけることも重要です。会議をすること自体が目的になっては、本末転倒だからです。会議の数を減らす工夫も欠かせません。報告や連絡だけであればチャットのやりとりで完結させ、相談やアイデア出し、意思決定といった必要なときにだけ会議をすれば良いのです。
DXの推進
AIやRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用したDXを推進し、業務の効率化を図りましょう。ルーチンワークは徹底的にDXを進め、BPOとシステムをフル活用して即時に作業を完了させることで、生産性を大幅に向上させることができます。また、紙を使用せず、デジタルで作業を完結させることで、印刷やファイリングなどの作業を削減し、紙データのスキャンやサーバーへの保存といったプロセスを効率化できます。
コミュニケーションと書類管理の見直し
メールのやり取りを最小限にし、Chatworkなどのメッセージアプリを活用することで、コミュニケーションの効率を高めましょう。また、書類はサーバーに保存し、士業事務所と直接共有することで、わざわざ会計事務所に送付する手間を省くことができます。電子帳簿保存法の活用により、認定サーバーに書類を保存することで、効率的な管理が可能です。
これらの方法を実践することで、ホワイトカラーの生産性を向上させ、業務の効率化を実現することができます。企業の持続的な成長のために、無駄を排除し、効率的な働き方を追求しましょう。
SAKURA United Solutionでは、BPaaSとしてお客様のバックオフィス業務をオールインワンストップサービスで対応しております。毎日毎月の経理、労務作業を丸投げできますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。